Infrastrukturelles Gebäudemanagement

Mit der kostenintensivste Bereich in Liegenschaften ist die Unterhaltsreinigung, hierbei geht es nicht ausschließlich um die regelmäßige Reinigung von Flächen und Einrichtungsgegenständen, sondern auch um deren Pflege, um den Lebenszyklus von Bodenbelägen und Mobiliar zu verlängern. In den Bereich der Reinigung gehört die Bauendreinigung, eben die kontinuierliche Unterhaltsreinigung und die Sonderreinigung. Bei der Sonderreinigung handelt es sich um Intensivreinigungen, die in bestimmten zeitlichen Abständen durchgeführt werden oder aber außerplanmäßig aufgrund extremer Verschmutzung.

Die Ausschreibung der Unterhaltsreinigungsleistungen erfolgt sehr häufig noch nach detaillierten Wochenplänen, in denen festgeschrieben ist, an welchen Tagen welche Tätigkeiten auszuführen sind. Ein aktueller Trend ist im Gegensatz dazu die ergebnisorientierte Ausschreibung, d.h., es geht hier beim Kontrollieren der Dienstleistung nicht mehr darum, ob an einem bestimmten Tag eine bestimmte Tätigkeit ausgeführt wurde, sondern es wird von Anfang an definiert, wie der Auftraggeber für seine Liegenschaft „sauber” definiert und es wird dann nur noch kontrolliert, ob der vereinbarte Zustand der „Sauberkeit” erreicht wurde. Diese Verschiebung der Vorgehensweise hat auch Auswirkungen auf die Verträge, die zwischen dem Auftraggeber und dem Dienstleister geschlossen werden, die Tendenz geht hier weg von den Dienstverträgen hin zu den Werkverträgen. Die Unterhaltsreinigung bietet jedoch nicht nur eine besondere Herausforderung, weil sie in der Regel die Dienstleistung in der höchsten Kosten verursacht, sondern sie steht auch im Fokus der Gebäudenutzer, denn sie ist die einzige Dienstleistung, mit der der Nutzer tagtäglich in Berührung kommt, und deren Ergebnisse er unmittelbar empfindet. Neben den professionellen Kontrollmöglichkeiten kommen noch die persönlichen Beurteilungen der Gebäudenutzer, was das Ausführen der Dienstleister in der Regel weder für den Auftraggeber noch für den Auftragnehmer vereinfacht.

Ein Teilbereich der Reinigungsdienstleistungen ist die Glas- und Fassadenreinigung, sie hat für das Infrastukturelle Gebäudemanagement jedoch eine etwas andere Bedeutung, da zwar der zu betreibende Aufwand wesentlich höher ist, die Reinigungsfrequenz jedoch wesentlich niedriger.

Die Gärtnerdienste haben zur Aufgabe, die Freiflächen der Liegenschaft in einem gepflegten Zustand zu halten. Hierzu gehören Dinge wie Grasschnitt, der Gehölzschnitt, das Neupflanzen, aber auch das Kehren von Wegen und Zufahrten. Der Winterdienst befasst sich um das Schnee- und Eisfreihalten von Gehwegen, Zufahrten zu z.B. den Tiefgaragen und Hofbereichen. Falls erforderlich, ist geeignetes Streumaterial einzusetzen, das dann zum Ende der Winterperiode durch den Dienstleister auch ordnungsgemäß zu entsorgen ist.

Eine weitere zentrale Aufgabe sind die Hausmeisterdienste, die individuell in Abhängigkeit der Nutzer- und Liegenschaftsstruktur zu definieren sind. Meist ist hier das Abarbeiten von Nutzeranforderungen gefordert, das dann noch ergänzt wird durch Inspektionstätigkeiten, Leuchtmittelaustausch und Kleininstandsetzungen.

Das für die Empfangsdienste eingesetzte Personal wird immer wieder als die „Visitenkarte” des Unternehmens bezeichnet, da deren Hauptaufgabe ist, Besucher und Kunden in Empfang zu nehmen und ggf. auch die Telefonzentrale zu betreuen. Aus diesem Grund sind die Anforderungen an das Empfangspersonal bezüglich Qualifikation und Aussehen besonders hoch. Gewünscht wird normalerweise Mehrsprachigkeit sowie sicheres, aber dennoch höfliches und kundenorientiertes Auftreten.

Bei den Sicherheitsdiensten steht die Sicherheit des Unternehmens und damit seiner Gebäude, seines Eigentums und seiner Personen im Mittelpunkt. Die Forderungen gehen hier vom Revierfahrer über die Werkschutzfachkraft, den Hundeführer bis hin zum Waffenträger als Personenschützer. Die Aufgaben, die von den Sicherheitsdiensten zu erfüllen sind, hängen von dem Sicherheitsstandard des Auftraggebers ab. Gefordert sind 24h-Besetzung der Sicherheitszentrale, Personeneingangs- und Ausgangskontrollen inklusive Taschenkontrolle, Überwachung der Videokameras, Nachgehen der Meldungen von Einbruchmeldeanlagen und Brandmeldeanlagen, Verwaltung von Zutrittsrechten zu bestimmten Abteilungen oder Gebäudebereichen, Personenbefreiung aus Aufzügen, Unterstützung von Notfallkräften, wie Rettungsdiensten und Feuerwehr, Schließgänge, nächtliche Reviergänge oder Revierfahrten usw. In vielen Fällen ist das gesamte Notfallmanagement und dessen Pflege an den Sicherheitsdienst übertragen, dazu gehört das Abarbeiten der verschiedenen telefonischen Melde- und Informationsketten bei Katastrophenfällen und natürlich das permanente Aktualisieren der dazugehörigen Telefonnummern. Der Sicherheitsdienst muss über seine Rechte und Pflichten informiert sein, die sich aus dem Firmensicherheitshandbuch ergeben, den Vereinbarungen mit den Arbeitnehmervertretern bezüglich der Arbeitsplatz-, Personen- und Taschenkontrolle und den gesetzlichen Bestimmungen.

Die Umzugsdienste sind dann ein operativer Teil des Flächenmanagements, hierbei geht es um die Organisation und Durchführung der Umzugsprojekte mit Bildung eines entsprechenden Projektteams, den vorbereitenden Maßnahmen, dem Transportieren der Kartons vom alten zum neuen Bestimmungsort und darüber hinaus das Freimachen und die Übergabe der aufgegebenen Fläche.

Besondere Bedeutung hat im Rahmen der Umzugsdienste die Zeitplanung, denn die Zeit, die der einzelne Mitarbeiter wegen des Ortswechsels nicht arbeitsfähig ist, muss möglichst gering gehalten werden, denn hierdurch werden die tatsächlichen Kosten eines Umzugs in erheblichem Maße beeinflusst. Die Forderung gewinnt vor dem Hintergrund, dass mittlerweile eine Umzugs- quote in den Unternehmen von 100% nicht mehr selten ist, eine besondere Bedeutung. Die Umzugsquote von 100% ist ein statistischer Wert und besagt, dass pro Jahr theoretisch jeder Mitarbeiter im Unternehmen einmal seinen Arbeitsplatz auf eine neue Fläche verlegt bekommt.